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Riunione aziendale

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Gestire la propria attività aziendale e/o la propria attività di studio significa analizzare tutti gli strumenti a propria disposizione e connetterli fra loro per riuscire a raggiungere la struttura organizzativa ottimale per la propria impresa.  La riunione è uno degli strumenti più importanti per ogni organizzazione esistente, sia essa aziendale o di studio. Per fare in modo che la riunione sia preziosa ed efficace e non si trasformi in una mera “perdita di tempo”,  lo spazio dedicato ad essa deve essere preparato e svolto secondo alcune regole precise.

La riunione produttiva, costruttiva ed impegnativa richiede tre elementi principali: un chiaro obiettivo, un dialogo aperto ed un leader forte. Questi tre elementi assicureranno che ogni riunione si svolga senza intoppi, in modo efficace e facendo risparmiare tempo e denaro a tutto lo staff.

Come fare riunioni di lavoro efficaci
La riunione è prima di tutto uno strumento di comunicazione e può essere definita come uno scambio di informazioni tra più persone per:
  • raggiungere insieme un obiettivo comune;
  • prendere decisioni;
  • operare riorganizzazioni aziendali;
  • trasferire competenze e conoscenze.
Al tempo stesso deve:
  • favorire l’interdipendenza positiva dei colleghi non essendo spesso sufficiente la collaborazione spontanea che è soggettiva e pertanto non controllabile;
  • permettere la condivisione dei problemi e la ricerca del consenso attorno alle decisioni;
  • contribuire alla costruzione e al mantenimento della logica di team e nutrire il senso di appartenenza alla squadra.
La riunione per essere produttiva, e quindi utile, deve rispettare due valori chiave:
  1. l’efficacia: raggiungere gli obiettivi all’ordine del giorno;
  2. l’efficienza: massimo risultato nel minor tempo possibile.
Le riunioni possono essere di due tipologie ed hanno obiettivi differenti:
  • le riunioni di staff che sono incontri con periodicità fissa, realizzate tra il manager e i propri collaboratori di settore. Solitamente hanno una cadenza settimanale ed una durata di 1-2 ore. Gli obiettivi principali di questo tipo di riunioni sono la gestione e la condivisione delle informazioni, la verifica dello stato di avanzamento dei lavori, la programmazione delle attività, l’identificazione di punti di criticità riscontrati e le proposte ed i suggerimenti innovativi.
  • le riunioni “ad hoc” che sono incontri organizzati per trattare uno o più specifici aspetti del lavoro e anche o sopratutto per risolvere i problemi che si presentano. Visto l’obiettivo che perseguono, tali riunioni si convocano solo quando emerge un problema specifico da affrontare.

Per questo servizio di consulenza e per qualsiasi altro chiarimento e/o informazione in merito, il nostro studio resta a disposizione, non esitate a contattarci.

A presto.

Buona giornata dallo Studio Bizeta.